Attaché(e) d’administration - Services des ressources matérielles

Référence: P-247313-67

Date Limite: 21 septembre 2026 23h59 HAE

IMPORTANT: Poste permanent temps-plein, l à v 11h00-19h00

RÉSUMÉ DU POSTE: Sous l'autorité générale du responsable logistique, le titulaire du poste est chargé de planifier, d'organiser, de coordonner, de gérer et d'évaluer les activités liées au déroulement des événements, à l'utilisation des locaux et des espaces extérieurs, ainsi qu'aux services annexes. Il évalue les besoins en ressources humaines, financières et matérielles; élabore, met en œuvre et actualise les processus administratifs; et veille à ce que les activités qui lui sont confiées soient menées à bien de manière efficace et conformément aux politiques et procédures du Collège, à la réglementation en vigueur et aux normes établies.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:

Le(la) titulaire:

Coordination des événements et des opérations

• Planifier, organiser et coordonner la logistique des événements institutionnels et des activités de services annexes.
• En tant que principal interlocuteur, conseiller les parties prenantes internes et externes sur les procédures, les exigences, les options de service, les contraintes opérationnelles et les ressources disponibles.
• Élaborer des plans opérationnels, des plannings, des procédures et des calendriers pour les activités liées aux événements, et assurer le suivi de leur mise en œuvre afin de garantir le respect des délais fixés et des exigences de service.
• Coordonner le déroulement des événements et résoudre les problèmes opérationnels en temps réel.

Coordination des ressources et gestion du personnel

• Évaluer et coordonner l’affectation des ressources humaines nécessaires au bon déroulement des événements, y compris le personnel étudiant.
• Participer à la sélection, à l’intégration et à la planification des horaires des étudiants salariés, et assurer l’encadrement quotidien du personnel étudiant pendant le déroulement des événements.
• Vérifier, valider et saisir les feuilles de présence des étudiants salariés dans Clara, et assurer le suivi des écarts si nécessaire.
• Évaluer les performances opérationnelles, identifier les problèmes liés aux ressources ou aux services, formuler des recommandations et faire part de ses observations au responsable.

Contrôle financier et administratif

• Gérer, contrôler et analyser les budgets opérationnels liés aux événements et aux services annexes.
• Gérer les processus de facturation, notamment la vérification des frais, la préparation des factures et le suivi auprès des clients internes et externes.
• Collecter, compiler, analyser et interpréter les données financières et opérationnelles afin d’étayer la prise de décision et d’améliorer les services.

Contrats, accords et marchés publics

• Préparer, gérer et coordonner les contrats et accords relatifs à la réservation des locaux et aux utilisateurs externes, et assurer le suivi de leur mise en œuvre.
• Analyser les exigences contractuelles au regard des politiques institutionnelles et des réglementations applicables en matière de gestion des contrats.
• Coordonner l’approvisionnement en matériel et en services nécessaires aux événements.
• Préparer, soumettre, gérer et suivre dans Clara les demandes d’achat de biens et de services nécessaires à l’organisation des événements, à l’utilisation des locaux et des espaces extérieurs, ainsi qu’aux opérations annexes, en veillant au respect des procédures d’approvisionnement du Collège, des allocations budgétaires et des exigences d’approbation.
• Évaluer les prestations contractuelles et les performances des fournisseurs.

Planification et analyse opérationnelles

• Collecter et analyser les données relatives au déroulement des événements et aux réservations des locaux.
• Réaliser des analyses des besoins opérationnels et identifier les tendances ainsi que les opportunités de développement des services.
• Collaborer avec les services internes afin d’évaluer et de développer de nouvelles opportunités de réservation ou de services.
• Formuler des recommandations visant à optimiser l’utilisation des espaces et l’efficacité opérationnelle.

Logistique et coordination des installations

• Évaluer et coordonner les besoins en matière d’aménagement physique (équipements, configuration des espaces, etc.) en collaboration avec les services de gestion des installations, les services informatiques et les services aux étudiants (sports et loisirs, activités étudiantes, etc.) selon les besoins.
• Évaluer et garantir l’adéquation entre les exigences des événements et les capacités des installations.
• Coordonner la communication entre les parties prenantes (Services des ressources matérielles, Sécurité, Services des technologies informatiques, etc.) afin de faciliter le bon déroulement des événements.

Relations avec les clients et les parties prenantes

• Conseiller les clients internes et externes sur la logistique des événements, leur faisabilité et les services disponibles.
• Analyser et résoudre les problèmes complexes ou escaladés liés au fonctionnement des événements et aux utilisateurs externes.
• Développer et maintenir un niveau élevé de service à la clientèle et de professionnalisme.
• Relations avec les clients et les parties prenantes
• Conseiller les clients internes et externes sur la logistique des événements, leur faisabilité et les services disponibles.
• Analyser et résoudre les problèmes complexes ou escaladés liés au déroulement des événements et aux utilisateurs externes.
• Développer et maintenir un niveau élevé de service client et de professionnalisme.

Développement des processus et amélioration continue

• Élaborer, documenter et mettre en œuvre des procédures administratives liées à la coordination des événements et aux activités de réservation.
• Analyser et mettre en œuvre des améliorations des flux de travail opérationnels, des outils de suivi et des systèmes de signalement (Octopus, Microsoft Bookings, Clara, etc.)

Coordination des projets et des initiatives opérationnelles

• Coordonner les projets à petite échelle et les initiatives opérationnelles liés aux salles de classe, aux espaces événementiels, à l’utilisation des installations et des terrains, à la gestion des espaces et aux services annexes.
• Évaluer et coordonner les activités des projets, les calendriers, les besoins en ressources et les délais de mise en œuvre.
• Assurer la liaison avec les services internes, les fournisseurs et les prestataires de services afin de faciliter la réalisation des projets et initiatives confiés.
• Suivre l’avancement des projets confiés et tenir la direction informée des délais, des budgets et des répercussions opérationnelles.
• Coordonner la mise en œuvre des aménagements des espaces, des mises à niveau des équipements, des améliorations des services et des systèmes administratifs.
• Préparer et tenir à jour les dossiers de projet, la documentation et les outils de suivi, et contribuer à la rédaction de rapports et de recommandations.
• Identifier les problèmes opérationnels et les possibilités d’amélioration, analyser les informations disponibles et recommander des solutions concrètes pour optimiser la prestation de services et l’expérience client.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ:

Formation: Diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment en administration.

Exigences spécifiques:

• 2 à 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un poste similaire
• Capacité à rester debout/marcher pendant 7 heures ; à se baisser, pousser, tirer ; à soulever 30 livres
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs priorités dans un environnement au rythme soutenu.
• Solides compétences en matière de service client, de communication, de relations interpersonnelles et d’organisation.
• Capacité à superviser et à coordonner le travail des étudiants salariés.
• Capacité à résoudre les problèmes et à traiter les réclamations conformément aux politiques et procédures établies.
• Maîtrise des applications Windows ; une expérience avec Clara est un atout.
• Disponibilité pour travailler le week-end et les jours fériés si nécessaire.

Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes:

• Anglais (niveau avancé à l'oral et à l'écrit)
• Français (niveau intermédiaire à l'oral et à l'écrit)
• Word (niveau intermédiaire)
• Excel (niveau intermédiaire)

Conformément aux directives ministérielles émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor concernant le gel des recrutements dans la fonction publique, à compter du 1er novembre 2024, la priorité sera accordée aux candidatures des employés bénéficiant d'un statut d'emploi régulier au sein du Collège et du réseau du Collège.

Le Cégep John Abbott applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Nous remercions tous les candidats qui soumettront leur candidature. Cependant, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.