Agent(e) de soutien administratif, cl I

Réference: 247178-67
Date limite pour postuler: Le 2 septembre 2026
ÉCHELLE SALARIALE: $25.65/h- $28.68/h
STATUT: Permanent à temps plein 
IMPORTANT: En vigueur immédiatement

RÉSUMÉ DU POSTE :   Sous l'autorité générale Directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire et sous la supervision directe du gestionnaire des dossiers étudiants, fournir un soutien administratif au bureau de la registraire.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

·         Aider au fonctionnement quotidien, y compris la correspondance et répondre au téléphone.

·         Aider à la préparation des cérémonies de graduations

·         Traiter les inscriptions aux programmes de formation continue à temps plein (AEC et DEC)

·         Assurer le soutien aux activités d’inscription aux programmes de formation continue et à l’enseignement régulier

·         Effectuer la saisie de données pour les changements de notes, les incomplets temporaires (IT), les commandites, les substitutions et les équivalences (SU et EQ).

·         Effectuer la saisie de données relatives à la préparation des horaires de cours pour la formation continue et l’enseignement régulier.

·         Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Demandes pour incomplet

·         Fournir aux étudiants des informations sur la procédure pour demander un incomplet et répondre aux questions.

·         Recevoir et préparer les demandes de congé incomplet pour raisons médicales afin qu'elles soient évaluées par la Directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire.

·         Traiter les demandes une fois évaluées par la Directrice adjointe des études pour l’organisation scolaire.

Épreuve uniforme d’anglais

·         Sélectionner les étudiants éligibles et transmettre leurs coordonnées au ministère de l’Enseignement supérieur.

·         Préparer et compiler les résultats

·         Mettre à jour la base de données CLARA en conséquence.

·         Envoyer les résultats aux étudiantes.

·         Aider à la formation des surveillants.

·         Préparer les places, le matériel d'examen, avant et après l'examen.

·         Responsable de l'exécution de l’épreuve uniforme de langue 

Vérification de la citoyenneté des étudiants de l'extérieur de la province pour la formation régulière et la formation continue

·         Télécharger le statut de résident du Québec auprès du ministère de l’Enseignement supérieur.

·         Obtenir et vérifier des documents pour les étudiants sans statut de résident.

·         Mettre à jour le dossier du statut de l'étudiant.

·         Répondre aux demandes de renseignements des étudiants concernant leur statut.

·         Vérifier les permis d'études des étudiants internationaux pour la formation régulière et la formation continue.

Contrats de réussite

·         Préparer les lettres de contrats de réussite (documents dynamiques) pour les étudiants et assurer la liaison avec le service d'orientation.

·         Mettre à jour le statut des contrats de réussite selon les besoins

·         Communiquer l’horaire et les informations relatives aux ateliers et assurer le suivi des participants

QUALIFICATIONS

Formation

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un  diplôme  ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Exigences spécifiques

·         Fortes compétences interpersonnelles et discrétion

·         Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois

·         Haut degré de précision dans le travail de bureau et la saisie de données

·         Capacité à travailler avec une supervision limitée

·         Capacité à produire du travail sous pression et à respecter les échéances

·         Capacité à organiser le travail de manière efficace

·         Français (niveau de base à l'oral et en production écrite et niveau intermédiaire en compréhension écrite)

·         Anglais (niveau intermédiaire à l’oral et en production et compréhension écrite)

·         Compétences informatiques / connaissance de Microsoft Office (WORD et EXCEL)

·         Capacité d'analyse et de résolution de problèmes

Des tests peuvent être exigés pour démontrer la connaissance de :

Français (niveau de base à l'oral et en production écrite et niveau intermédiaire en compréhension écrite)

Anglais (niveau intermédiaire à l’oral et en production et compréhension écrite)

Word (niveau de base)

Excel (niveau de base)

Capacité d'analyse et de résolution de problèmes